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Excel定时提醒不误事

excel:Excel定时提醒不误事,Excel技巧教程

    如果您从事设备管理工作,有近千台机械设备需要定期进行精度检测,那么,就得每天翻阅“设备鉴定台账”来寻找“到期”的设备——实在是太麻烦了!用Excel建立一本“设备鉴定台账”是不是方便得多?方法是:用Excel的IF函数嵌套TODAY函数来实现设备“到期”自动提醒。

  首先,运行Excel,将“工作簿”的名称命名为“设备鉴定台账”,输入各设备的详细信息、上次鉴定日期及到期日期(日期的输入格式应为“年-月-日”,如:2003-10-21,如图1)。  

  

  然后,选中图1所示“提示栏”下的F2单元格,点击插入菜单下的函数命令,在“插入函数”对话框中选择“逻辑”函数类中的IF函数,点击[确定]按钮,就会弹出“函数参数”对话框,分别在Logical_test行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期”、Value_if_false行中输入“" "”(如图2),并点击[确定]按钮。这里需要说明的是:输入的 "" 是英文输入状态下的双引号,是Excel定义显示值为字符串时的标识符号,即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容。为了醒目,可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。

  

  最后,拖动“填充柄”,填充F列以下单元格即可。

  我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”,它的语法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”,具体地说就是:如果第一个参数logical_test返回的结果为真,则执行第二个参数Value_if_true的结果,否则执行第三个参数Value_if_false的结果;Excel的TODAY函数[语法是TODAY()]是返回当前系统日期的函数。

  实际上,本文所应用的IF函数语句为IF(E2=TODAY(),"到期",""),解释为:如果E2单元格中的日期正好是TODAY函数返回的日期,则在F2单元格中显示“到期”,否则就不显示,TODAY函数返回的日期则正好是系统当天的日期。  

  Excel的到期提醒功能就是这样实现的。

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